Inschrijving en registratie

Inschrijvingsprocedure

Ieder bij Holland Harmony aangesloten koor of kwartet kan zich voor de Holland Harmony competitie 2019 aanmelden via het AANMELDFORMULIER per GROEP (actief per 1 juli)

Aanmeldingen kunnen gedaan worden vanaf 1 juli t/m 30 september 2018.

Ook Holland Harmony heeft zich te conformeren aan de nieuwe AVG wet die is ingegaan per 25 mei 2018. Dit vindt je terug op het aanmeldformulier.

Beeld- en geluidsopnamen tijdens competities en shows

Tijdens de gehele conventie, en zeker tijdens de competities en shows, zullen vele foto’s en video- en geluidsopnamen gemaakt en beschikbaar gesteld worden. Dit is een service die Holland Harmony haar leden geeft. Een extra eis bij inschrijving dit jaar is de garantie dat ieder deelnemend individueel koor- of kwartetlid toestemming geeft tot het maken van beeld- en geluidsmateriaal tijdens de competities en shows. En tevens toestemming geeft voor publicatie van dit materiaal op een later moment. Dit is allereerst vereist om in overeenstemming met de nieuwe AVG wet te handelen. Daarentegen willen we ook de werkbaarheid reëel houden. En bovenal willen we onze ‘performing’ hobby goed tot haar recht laten blijven komen en kunnen promoten. Bovenstaand is daarom ondervangen in het nieuw opgestelde privacybeleid van Holland Harmony.  Hiernaar wordt ook verwezen op het aanmeldformulier.

Foto’s als sfeerimpressies conventieweekend

Gedurende het weekend zullen tevens foto’s genomen worden als sfeerimpressies. Uiteraard wordt met grote zorgvuldigheid en volgens normale fatsoensnormen gehandeld. De foto’s worden openbaar gemaakt op internet via de Holland Harmony website, facebook, flickr en instagram. Koppeling aan persoonsgegevens wordt vermeden.

Versturen aanmeldformulier

Door het versturen van het formulier verklaart de contactpersoon/het koor/het kwartet dat zij  toestemming geven tot het maken van beeld- en geluidsopnamen en publicatie hiervan op een later moment.

Registratie deelnemers per groep

Vanaf eind juli/augustus krijgt de contactpersoon van de groep een unieke toegangscode met wachtwoord voor de individuele registratie van de koor/kwartetleden. Deze blijft geldig tot 15 oktober 2018. Op basis van de dan ingevulde gegevens wordt de factuur opgesteld en verstuurd naar het opgegeven factuuradres.
Na die datum kunnen evt. wijzigingen alleen nog maar doorgegeven worden via het e-mailadres: registrationforconvention2019@hollandharmony.nl

Naamswijzigingen in de registraties na 15 oktober

Bijvoorbeeld: koorlid-A wordt vervangen door koorlid-B.
Dat kan zonder kosten tot 1 februari 2019. Omdat de badges na 1 februari 2019 gedrukt worden, berekenen wij daarna per wijziging (of combinatie van wijzigingen) € 10 door.

Toevoegen nieuwe registraties na 15 oktober

Het blijft mogelijk na 15 oktober nieuwe leden te registreren. Daarvoor zullen wij geen wijzigingskosten in rekening brengen, mits de opgave wordt gedaan per e-mailvoor 1 februari 2019, onder vermelding van de volledige naam en de stemsoort.
De conventiepenningmeester voegt die nieuwe registraties toe op de registratiewebsite en stuurt je een aanvullende rekening voor de extra registraties.
De contactpersoon van de groep kan steeds met de eerder verstrekte inloggegevens op de registratiewebsite de geregistreerde personen checken.

Kosten

Registratiekosten zijn €115,- per deelnemer. Hiermee heb je tevens toegang tot alle competities, shows en workshops gedurende het hele weekend.
Op 1 november 2018 dient de betaling van de registratiekosten binnen te zijn.

Annuleringsverzekering

Iedereen die zich heeft opgegeven, heeft de bedoeling de conventie bij te wonen. In de praktijk blijkt dat door onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld opzegging van lidmaatschap, maar ook ziekte of ernstige familieomstandigheden) een aantal mensen toch niet kan deelnemen. Hoe vervelend ook: door de zakelijke verplichtingen die wij met andere partijen zijn aangegaan, is restitutie niet mogelijk. Daarom ons vriendelijke doch dringende advies: sluit een annuleringsverzekering af!

Registratie bezoekers – kaartverkoop

Het is, net als voorgaande jaren, mogelijk als bezoeker toegangskaarten voor de aparte onderdelen te kopen of een bezoekers passe-partout.

Kwartettencompetities vrijdag € 20,-
Korencompetities zaterdag € 20,-
Show vrijdagavond € 20,-
Show zaterdagavond € 25,-
Show zondagmiddag € 20,-
Passe-partout € 90,-

Dit is ook de plek om de kaart(en) te regelen voor bijvoorbeeld je scout.

Kaarten bestel je hier (vanaf 15 oktober 2018)

Uitgifte

Alle badges worden toegestuurd naar de contactpersoon van de groep eind februari begin maart 2019.
Toegangskaarten worden, na betaling, opgestuurd vanaf medio januari 2019.
Buitenlandse gasten kunnen badges/toegangskaarten ophalen tijdens het conventie weekend, bij deinformatiedesk, in kamer 20.

Vragen

Heb je nog vragen na het doorzoeken van deze informatie specifiek over de inschrijving, registratie en kaartverkoop, stel deze dan gerust via het contactformulier.