Portret van…vrijwilligers bij Inschrijving en Registratie

“Passion in Harmony” is waar het deze conventie over gaat. Passie is de drijfveer voor heel veel mensen die betrokken zijn bij (de organisatie van) de conventie. Een goede reden om eens achter de schermen te kijken. Wie zorgen er voor dat het allemaal loopt? Deze keer een portret van de vrijwilligers bij Inschrijving en Registratie.

Adrie en Bertha Paauwe

Adrie en Bertha doen wat barbershop betreft alles samen. Alleen zingen laat Adrie graag alleen aan Bertha over, dat schijnt beter te zijn. Het barbershop virus is toegeslagen na een bezoek aan de allereerste conventie in Vlissingen, in 1985.

Wat hebben jullie allemaal al gedaan in barbershopland sindsdien?

Adrie: “Ik ben gaan helpen bij de organisatie. Eerst als Manus-van-Alles helpen bij DABS in de barbershop shop en als transporteur van allerlei spullen zoals risers e.d. voor de conventie en de “koorschelp”,  wel bekend bij de oudgedienden onder ons. Grote houten platen in een ijzeren stelling, die elke keer als we ze verhuisden weer overnieuw geschilderd moesten worden.
Op het podium in de Brabantzaal de gordijnen open lopen, want die konden niet bediend worden met een touwtje. Met twee man liepen we die dan open, en tijdens het optreden van een koor stonden we dan in de gordijnen te wachten tot het koor klaar was en dan mochten de gordijnen weer dicht. Bertha zat dan mee bij het Admin Team als timekeeper. Een koor of kwartet mocht namelijk maar 10 minuten op het podium staan. Ook op de HaCo werden de handen uit de mouwen gestoken. Helpen opbouwen en afbreken en ‘s avonds barman. En verdwaalde mensen in Biezemortel weer op de goede weg helpen, net zoals nu in de Koningshof”. De laatste jaren doen Adrie en Bertha registratie en kaartverkoop en Adrie is onze penningmeester voor de conventie.

Hele happening

Het is een hele happening. De registratie, de facturen sturen, facturen betalen, wijzigingen in registraties, ontvangen en nog niet ontvangen betalingen, badges, tickets, lijsten, etc. etc. Alles moet in goede banen geleid worden en gewoon gedaan worden. Adrie: “Ik hoor vaak van mensen dat ze de conventie duur vinden. Het kost ook een hoop, zo alles bij elkaar genomen. We hebben een strenge begroting. Die houd ik nauwlettend in de gaten.”

Kostenbewaking

Veel mensen denken dat de conventie zo duur is door de buitenlandse showgasten die we proberen aan te trekken. Dat is echt niet waar. Wat we doen is groots. We huren voor drie dagen praktisch een heel hotel af, met nog een opbouwdag op donderdag. Een super podium wordt gebouwd met alles erop en eraan aan licht en geluid. Technici werken hard om alles zo efficiënt mogelijk voor elkaar te krijgen. Maar alles bij elkaar genomen slokt alleen de huur, de opbouw van het geheel, de aanwezige technici, cameramensen, fotograaf, ed. al  70% van het totale budget op. En dat is echt een gevolg van de professionele uitstraling die we willen neerzetten. De competitie neemt daarbij nog eens zo’n 12% voor zijn rekening, zo ook de algemene kosten als drukwerk, diverse voorzieningen en verzekeringen. Alleen in de competitie kosten zit een vergoeding voor vliegtickets, nl. van de juryleden. Verder gaat het naar bekers en medailles. “Ik begrijp dat het voor de competitie belangrijk is dat we een jurering hebben die met de tijd mee gaat, BHS gecertificeerd, die hebben we niet in Nederland.” Let op, Adrie blijft een penningmeester uit de Zeeuwse klei!

Computers

Op het gebied van computers en computerprogramma’s wordt het iets lastiger voor Adrie. Hij kan gelukkig de hulp inschakelen van Remco vd Hil. Remco is de master mind achter het registratiesysteem. Naast een drukke baan vindt hij toch altijd weer een gaatje om eventuele knelpunten op te lossen. Samen met de expertise van onze webmaster Marie-Therese Vullings weten zij steeds de zaken te stroomlijnen. …En verder zijn het hele bescheiden mensen, die met al hun ongezien uitgevoerde werkzaamheden graag achter de schermen blijven… wie weet nog eens….